Функции и задачи

Функции и задачи отдела

1. Организация прохождения входящих и исходящих документов в администрации округа на основе применения современных технических средств в работе с документами

1.1. Прием на официальный электронный адрес администрации округа электронной почты и ее распечатка (при необходимости).

1.2. Прием входящей служебной документации, поступившей на имя главы местного самоуправления округа (администрации округа), первого заместителя главы администрации округа, заместителя главы администрации — начальника промышленно-экономического управления и ЖКХ администрации округа по каналам почтовой, факсимильной связи, с нарочными, иными способами.

1.3. Первичная обработка поступивших документов, проверка их комплектности и правильности оформления, регистрация с использованием автоматизированной системы электронного документооборота (далее — СЭДО).

1.4. Отправка информации с официального адреса электронной почты администрации округа (по указанию главы местного самоуправления округа, начальника управления организационного и документационного обеспечения деятельности администрации округа).

2. Организация прохождения муниципальных правовых актов администрации округа и Совета депутатов Богородского муниципального округа Нижегородской области

2.1. Прием в электронном формате проектов муниципальных правовых актов (постановлений и распоряжений администрации округа, главы местного самоуправления округа, проектов решений Совета депутатов Богородского муниципального округа Нижегородской области), подготовленных структурными подразделениями администрации округа, другими организациями, проверка проектов муниципальных правовых актов на предмет их соответствия инструкциям по делопроизводству в администрации округа и Совете депутатов Богородского муниципального округа Нижегородской области (далее — Совет депутатов), иным методическим документам в области делопроизводства; распечатка проектов муниципальных правовых актов и передача их исполнителям для сбора виз согласования.

2.2. Представление на рассмотрение главе местного самоуправления округа проектов муниципальных правовых актов администрации округа, согласованных в установленном порядке, регистрация муниципальных правовых актов администрации округа, главы местного самоуправления округа, распоряжений и приказов первого заместителя главы администрации округа, заместителя главы администрации — начальника промышленно-экономического управления и ЖКХ администрации округа, размножение и передача их исполнителям.

3. Организация работы по формированию документального фонда администрации округа

3.1. Разработка номенклатуры дел отдела и формирование сводной номенклатуры дел администрации округа, за исключением отраслевых (функциональных) органов.

3.2. Проведение проверок по организации формирования и хранения дел в структурных подразделениях администрации округа.

3.3. Обеспечение оперативного хранения в отделе муниципальных правовых актов — постановлений и распоряжений администрации округа, главы местного самоуправления округа, распоряжений и приказов первого заместителя главы администрации округа, заместителя главы администрации — начальника промышленно-экономического управления и ЖКХ администрации округа.

3.4. Своевременная передача дел постоянного хранения, образующихся в делопроизводстве отдела, в МКУ «Богородский архив».

3.5. Участие в работе экспертной комиссии администрации округа (проведение экспертизы ценности документов образующихся в делопроизводстве структурных подразделений администрации округа).

4. Унификация форм документов администрации округа

4.1. Разработка образцов бланков муниципальных правовых актов, писем и иных бланков администрации округа, главы местного самоуправления округа, согласование образцов бланков документов структурных подразделений администрации округа, представление вышеуказанных документов к утверждению в установленном порядке.

4.2. Ведение альбома утвержденных бланков документов администрации округа.

4.3. Контроль соответствия форм и бланков документов, используемых структурными подразделениями администрации округа, ее отраслевыми (функциональными) органами, утвержденным в администрации округа видам бланков и формам.

5. Обеспечение доступа структурных подразделений администрации округа к электронным базам данных, формируемым в отделе

Формирование в информационно-поисковой системе «Кодекс» электронной базы муниципальных правовых актов администрации округа, главы местного самоуправления округа и Совета депутатов.

6. Осуществление взаимодействия между администрацией округа и Богородской городской прокуратурой, в рамках заключенного Соглашения, в части представления в установленные сроки копий постановлений и распоряжений администрации округа на бумажных носителях

Представление 2 раза в месяц (до 15 и до 30 числа) копий муниципальных правовых актов администрации округа в Богородскую городскую прокуратуру.

7. Осуществление взаимодействия с Уполномоченным органом по ведению Регистра муниципальных нормативных правовых актов Нижегородской области по реализации части полномочий администрации округа по исполнению Закона Нижегородской области от 04.12.2008 № 162-З «О порядке организации и ведения в Нижегородской области регистра муниципальных нормативных правовых актов»

7.1. Подготовка электронных версий муниципальных правовых актов администрации округа (постановлений и распоряжений администрации округа, главы местного самоуправления округа), находящихся на оперативном хранении в отделе (далее — документы).

7.2. Заверение в установленном порядке документов.

7.3. Подготовка Перечня документов по установленной форме.

7.4. Подготовка сведений об источниках и датах официального опубликования (обнародования) муниципальных правовых актов.

7.5. Направление комплекта документов в уполномоченный орган по ведению Регистра муниципальных нормативных правовых актов Нижегородской области в установленные сроки.

8. Обеспечение доступа к информации о деятельности администрации округа в рамках ознакомления граждан Российской Федерации с муниципальными нормативными правовыми актами администрации округа

8.1. Направление на опубликование (обнародование) копий муниципальных правовых актов администрации округа, главы местного самоуправления округа имеющих в тексте соответствующие указания.

8.2. Ведение каталога опубликованных (обнародованных) муниципальных правовых актов администрации округа, главы местного самоуправления округа.

8.3. Представление сведений о датах опубликования (обнародования) документов по запросам граждан, организаций и структурных подразделений администрации округа.

9. Реализация Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»

Направление в отдел информационных технологий администрации округа для размещения на официальном сайте администрации округа:

— электронных версий муниципальных правовых актов администрации округа об утверждении положения об отделе и о внесении в него изменений;

— формы заявления на выдачу копий муниципальных правовых актов администрации округа, главы местного самоуправления округа, находящихся на оперативном хранении в отделе;

— электронных версий муниципальных правовых актов администрации округа, главы местного самоуправления округа, имеющих в тексте соответствующие указания.

10. Реализация права граждан Российской Федерации и организаций на получение копий муниципальных правовых актов (постановлений администрации округа и распоряжений администрации округа), главы местного самоуправления округа, находящихся на оперативном хранении в отделе (далее — копии документов), необходимых им для решения вопросов, касающихся их прав и законных интересов

10.1. Прием и обработка заявлений на выдачу копий документов.

10.2. Подготовка копий документов на бумажном носителе в необходимом количестве экземпляров.

10.3. Заверение копий документов и их выдача (пересылка) заявителям.

10.4. Консультирование по вопросам наличия в отделе запрашиваемых документов и порядка выдачи их копий.

11. Организационное обеспечение деятельности главы местного самоуправления округа, первого заместителя главы администрации округа, заместителя главы администрации — начальника промышленно-экономического управления и ЖКХ администрации округа

11.1. Ведение работы по обеспечению организационной деятельности главы местного самоуправления округа.

11.2. Обеспечение ведения, оформления и рассылки протоколов рабочих совещаний, проводимых главой местного самоуправления округа, кроме заседаний постоянно действующих комиссий и комитетов.

11.3. Выполнение машинописных работ по заданиям главы местного самоуправления округа, начальника управления организационного и документационного обеспечения деятельности администрации округа, первого заместителя главы администрации округа, заместителя главы администрации — начальника промышленно-экономического управления и ЖКХ администрации округа.

11.4. Ведение работы по обеспечению организационной деятельности первого заместителя главы администрации округа, заместителя главы администрации — начальника промышленно-экономического управления и ЖКХ администрации округа.

12. Подготовка информации об отчетности структурных подразделений администрации округа

12.1. Сбор ежегодных отчетов о работе структурных подразделений администрации округа.

12.2. Подготовка ежегодного отчета главы местного самоуправления округа Совету депутатов о работе администрации округа за отчетный период (сбор ежегодных отчетов структурных подразделений, формирование, редактирование электронного варианта отчета, подготовка проекта решения Совета депутатов округа об утверждении отчета).

13. Учет печатей и штампов администрации округа

13.1. Обеспечение хранения и использования в установленном порядке гербовой печати администрации округа, печати администрации округа «Для документов», штампов отдела.

13.2. Учет печатей и штампов, используемых в деятельности структурных подразделений администрации округа и периодическая проверка их состояния и наличия.

14. Разработка муниципальных правовых актов администрации округа, методических документов по вопросам реализации задач, входящих в компетенцию отдела.

15. Осуществление взаимодействия с ООО «Агентство Правовой Информации», в целях реализации Договора об информационном сотрудничестве между администрацией округа и ООО «Агентство Правовой Информации»

Подготовка и передача в ООО «Агентство Правовой Информации»:

— электронных версий изданных муниципальных нормативных правовых актов администрации округа (постановлений и распоряжений администрации округа);

— перечней изданных муниципальных правовых актов администрации округа (постановлений и распоряжений администрации округа), сведений об источниках и датах их официального опубликования (обнародования) на электронных носителях — ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным.